Communicatieplan als basis voor effectieve communicatie

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Het communicatieplan: wat heb je eraan en hoe zet je het op? Een kort overzicht.

 

Communicatieplan dwingt tot helderheid

Een communicatieplan is een vereiste voor effectieve communicatie met je doelgroepen / relatiegroepen. Natuurlijk is bij beroepsmatige communicatie de 'intuïtieve benadering' (een mooi woord voor op je routine drijven) niet slecht, maar een communicatieplan kan je op diverse manieren helpen. Om er een paar te noemen:

• Een communicatieplan helpt orde te scheppen in je communicatie wanneer je met meerdere doelgroepen, communicatiedoelen en een reeks van middelen te maken hebt.
• Een communicatieplan helpt je prioriteiten te stellen.
• Een communicatie-plan helpt je om die prioriteiten aan anderen binnen je organisatie of bedrijf te beargumenteren.
• Een communicatieplan zorgt voor een logische samenhang binnen je communicatie-uitingen.
• Een communicatieplan maakt je communicatiemiddelen effectiever doordat je noodgedwongen precies hebt uitgedacht wat je in dat middel aan wie wilt communiceren.
• Een communicatie-plan helpt iedereen die met de communicatie uitvoering te maken heeft. Dat varieert van tekstschrijver en vormgever tot perswoordvoerder.
• Een communicatieplan helpt je om je eigen visie helder te krijgen / te ontwikkelen.
• Een communicatie-plan geeft je de handvatten voor een heldere aanpak.

Maar goed, wie dit leest hoeft waarschijnlijk zelf niet overtuigd te worden van het nut van een communicatieplan. Alhoewel de argumenten hierboven wel weer handig kunnen zijn als je je baas uit moet leggen waarom er nu zo nodig een communicatieplan moeten komen ('waarom máák je niet gewoon die folder?'). Maar nu ter zake: hoe maak je zo'n communicatieplan?

Hét communicatieplan bestaat niet

Allereerst, voordat we uitleggen hoe je snel een onderbouwd communicatieplan maakt, even een kanttekening. Verschillende situaties vergen in de praktijk eigen 'variaties'. Het maakt verschil of we bijvoorbeeld over communicatie rond een project of rond een organisatie als geheel praten. Maar als je de kern oppikt van de hier volgende opzet zul je weinig moeite hebben om het communicatieplan aan te passen aan de eigen situatie. Meestal volstaat het om per situatie een bepaalde fase meer of minder diepgang te geven. Kortom, de structuur van het plan zal ongeveer gelijk zijn, maar de invulling (bijvoorbeeld doelen, knelpunten en strategieën) zal per situatie anders zijn.

De onderdelen van een communicatieplan

Een communicatieplan kun je meestal opdelen in de volgende onderdelen, die elk overeenkomen met een inhoudelijke fase:

1. Communicatie-doelen
   Wat wil je in grote lijnen bereiken met je communicatie.
   
2. De analyse van de uitgangssituatie
   Hoe zit de situatie in elkaar. Dit betekent meestal diverse vormen van research (desk/field) en analyse van de research-resultaten. Om een goed beeld op te bouwen gebruik je vaak een zogenaamde SWOT-analyse: je ordent alle gegevens op basis van Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats, ofwel: de sterktes en zwaktes van een organisatie/bedrijf (dit zijn interne factoren) en de kansen en bedreigingen (de externe factoren).
   
3. De bepaling van de (mogelijke) knelpunten
   Op grond van je eerdere analyse bekijk je waar zich problemen voor (kunnen) doen. Belangrijk is dat je werkelijk alle (mogelijke) knelpunten op een rij zet. Cluster de knelpunten die bij elkaar horen (bijv. interne knelpunten, externe knelpunten, knelpunten in communicatiebeleid etc.). Vervolgens geef je per knelpunt aan of het probleem is op te lossen:
   - via communicatie
   - deels via communicatie
   - níet via communicatie
   of helemaal niet is op te lossen.
   
4. De communicatiestrategie
   Geef voor élk probleem dat gedeeltelijk of in zijn geheel via communicatie op te lossen is, aan hoe je dat knelpunt in grote lijnen op wilt lossen. Je kiest voor bepaalde kennis-, houding- en gedragsdoelen en doelgroepen en je kenmerkt je strategie. Dat laatste kan betekenen dat je bijvoorbeeld kiest voor een pro-actieve, bottom-up benadering met een accent op groepsgewijze, mondelinge communicatiemiddelen (inspraakavonden). Je geeft ook een indicatie van wanneer bepaalde communicatie plaats moet vinden en -last but not least- je bepaalt je prioriteiten.
   
5. Het plan van aanpak
   Hoe ga je elke doelgroep benaderen, wanneer, met welke boodschap, wat voor soort communicatiemiddelen.
   
6. Het middelenplan
   Hier kijkt iedereen naar uit: het overzicht van alle in te zetten communicatiemiddelen, inclusief kosten, fasering en boodschap.
   
7. De organisatie
   Hoe zorg je dat alles gebeurt zoals je nu zo mooi gepland hebt.
   
8. De evaluatie
   Het stiefkind van veel communicatieplanners. Wanneer en hoe ga je evalueren en mogelijk kun je ook al aangeven hoe de evaluatieresultaten een rol zullen spelen (wat als .....).

Communicatieplan als verfijningsproces

Het kan nog wel eens verwarring wekken als je dit proces te veel als een exact chronologisch gebeuren ziet. In feite is het een proces van steeds verdere verfijning van elke voorgaande fase. Dus de vraag naar communicatie-doelen, -doelgroepen en -strategie zal in elke fase eigenlijk opnieuw aan bod komen. Je zult bijvoorbeeld op verschillende momenten in het communicatieproces over 'strategie' praten. Dus hanteer dit schema vooral als een richtinggevend hulpmiddel. Zolang je maar zorgt dat elke fase eruit een keer aan bod komt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Veel sitebezoekers vonden ook het volgende artikel interessant:
 

Een huisstijl ontwerp of een logo design?

Een huisstijl ontwerp gaat verder dan logo design. Waar kies je voor?...

 

Wil je de rest van dit artikel lezen, klik dan even op Een huisstijl ontwerp of een logo design?.